I takt med att allt fler affärsprocesser digitaliseras, blir frågan om hur fakturering ska ske allt mer aktuell. För många innebär detta ett vägval mellan PDF-faktura och e-faktura. Vad är egentligen skillnaden och varför är det så få som byter till e-faktura trots fördelarna? Vi guidar dig genom fakturadjungeln och ger praktiska tips för en smidig övergång.
Både PDF- och e-fakturor minskar behovet av papper och bidrar till en grönare miljö. Men där slutar likheterna. En PDF-faktura är en digital bild av ett pappersdokument, medan en e-faktura är digital genom hela processen – från skapande till betalning. Detta innebär att e-fakturan kan behandlas automatiskt av mottagarens ekonomisystem, vilket både sparar tid och minimerar risken för fel. Något som gör den både trygg, säker, och ekonomisk. Utöver dessa fördelar visar även en rapport från Visma att leverantörer får snabbare betalt för e-faktura; 90 procent att alla elektroniska fakturor betalas i tid, motsvarande siffra för PDF är 72 procent och 66 procent för pappersfakturor.
Trots dess fördelar finns det en tveksamhet hos många småföretag att göra övergången till e-faktura. Varför är det så, och hur kan du som företagare få en smidig övergång till e-faktura?
Enligt en rapport från NEA (Nätverket för elektroniska affärer) är det varken tekniska förutsättningar eller lagstiftning som står i vägen för ökad användning av e-faktura utan snarare invanda rutiner, gamla sanningar och okunskap.
Många håller kvar vid gamla vanor, med manuell hantering av fakturor då det uppfattas enklare och billigare att skicka PDF med e-post och tidsvinsten med att skicka e-fakturor inte alltid är uppenbar. Kostnader för att införa ett e-fakturasystem och brist på teknisk kunskap är andra hinder. Dessutom finns en osäkerhet kring e-fakturors regler och standarder, vilket kan skapa en tveksamhet att göra bytet.
Med rätt förberedelser kan även småföretag göra övergången smidigt och framgångsrikt.
För att kunna skicka e-faktura behöver du som avsändare ha en aktiv e-fakturakoppling med mottagaren. Den aktiverar du via ditt affärssystem. Din faktura skickas då digitalt, vilket går snabbt och garanterar att betalningsinformationen som t ex. totalbelopp, OCR-nummer och förfallodatum alltid är korrekt eftersom de redan är ifyllda. Det enda mottagare behöver göra är att godkänna din faktura.
Om du har en leverantör av bokföringsprogram eller faktureringstjänst – fråga dem, eller din bank hur du kommer igång. Det finns olika lösningar, valet beror på verksamhetens storlek och behov.
1. Utbilda dig och ditt team så att du får en förståelse för fördelarna och hur e-fakturor fungerar.
2. Välj ett ekonomisystem som passar dina behov – se till att systemet stöder e-fakturering.
3. Informera dina kunder och leverantörer: En övergång till e-fakturor kräver samarbete.
4. Använd tjänster som underlättar övergången: Det finns verktyg som kan automatisera processen och göra det enklare för dina kunder att acceptera e-fakturor.
Effektivisering: Du slipper mata in uppgifter manuellt, det blir enklare att söka och kontrollera en digitaliserad faktura i efterhand och du kan få fakturan konterad och klar med automatik.
Säkerhet: Du minimerar risken för fel och bedrägeri. Alla värden matas in direkt i ditt ekonomisystem.
Kostnadseffektivitet: Du kan lägga mindre tid på administration – tid du i stället kan lägga på ditt företag. Du får också in pengar snabbare.
Miljövänligt: Du slipper pappershantering och kan hantera alla fakturor digitalt vilket också spar pengar och bidrar till en mer hållbar verksamhet.
The post En guide: E-faktura eller PDF-faktura – vad ska du välja och hur kommer du igång appeared first on Tidningen Konsulten.
Deklarationssäsongen är i full gång och bokslutet för dig som är enskild näringsidkare ska snart vara klart för att kunna ligga till grund för beskattningen. I den här artikeln lyfter vi några tips på hur du undviker fel i din deklaration. Avdrag för ränteutgifter En fysisk person får kontrolluppgifter på de ränteutgifter som har betalts under året. Kontrolluppgift …
Den 11 mars antog EU formellt ViDA – ett omfattande reformpaket som ska digitalisera momshanteringen i Europa och som vi skrivit om tidigare. Nu börjar den svenska resan mot implementering, och det är hög tid för både företag och redovisningskonsulter att sätta sig in i vad som väntar. Fredrik Andersson Carlö, verksamhetsutvecklare på Skatteverket, ger sin bild av nuläget – och …
Nu är det möjligt att se deklarationen för beskattningsåret 2024 digitalt. Får du pengar tillbaka eller måste du betala kvarskatt? Vad kan du göra för att inte få kvarskatt att betala 2026? Målet – ingen kvarskatt! Redan nu är det dags att se över hur inkomsterna för 2025 kommer att beskattas när vi lämnar in deklarationen i maj 2026. Syftet med att arbetsgivare …
När en av dina anställda har varit sjukskriven i 30 dagar – och sjukskrivningen förväntas pågå i minst 60 dagar – har du som arbetsgivare ett ansvar att vidta arbetsplatsinriktade rehabiliteringsåtgärder. Den medicinska rehabiliteringen ansvarar sjukvården för. Ditt ansvar som arbetsgivare Rehabiliteringsansvaret gäller oavsett om sjukdomen eller skadan har uppstått …
Den 2 maj ska deklarationen för dig som privatperson senast vara inne hos Skatteverket om du inte har fått anstånd att lämna den senare. Här kommer några bra tips på vägen. Nyheter i årets deklaration Förra året var första gången som plattformsföretag skulle lämna kontrolluppgifter i vissa fall vid uthyrning av fast egendom, försäljning av personliga tjänster, …
Den 31 marsmarkerar semesterårsskiftet för många företag. Det innebär att du som arbetsgivare måste hantera både intjänade och sparade semesterdagar på rätt sätt. Här får du koll på vad som gäller och vilka åtgärder du behöver vidta innan deadline? Innan den 31 mars måste arbetsgivaren se till att de semesterdagar som inte går att spara tas ut i ledighet. Det är endast …
Dags att fokusera på när aktiebolag ska lämna in inkomstdeklarationen och betala kvarskatt 2025. Inlämning av deklarationen För aktiebolag kan inlämningstidpunkten för inkomstdeklarationen vara lite mer komplicerad än för privatpersoner. Aktiebolag kan lämna in inkomstdeklarationen vid fyra tillfällen under året. Vilken tidpunkt som aktiebolaget ska lämna in sin …
Ett unikt nordiskt samarbete håller på att förändra spelplanen för små och medelstora företag. Med målet att minska administration, automatisera affärsprocesser och möjliggöra gränsöverskridande handel, är programmet Nordic Smart Government & Business på väg att skapa ett digitalt ekosystem som sätter Norden i framkant. En av de som varit högst delaktig i programmet är …
EU-kommissionens nya förslag på hållbarhetsrapportering enligt CSRD innebär att 80 procent av företagen undantas. De storföretag som ska följa CSRD får inte föra över sina rapporteringskrav på mindre underleverantörer. – Förslaget kallas ambitionssänkning, verklighetsanpassning eller en smartare väg till målet beroende på vem som uttalar sig. Eftersom vi ser att företag …
Trots utmanande tider visar en ny rapport från Företagarförbundet att 76 procent av Sveriges småföretagare har gått med vinst de senaste tre åren. Men många brottas fortfarande med att känna sig trygga i att verksamheten följer rådande lagar och regler – särskilt skatteregler som ofta upplevs som svåra att förstå. Undersökningen lyfter också fram redovisningskonsulternas …
Vi är anslutna till Srf konsulterna