Du har säkert inte missat att en efterlängtad lagändring trädde i kraft den 1 juli? Företagare har länge sett fram emot att slippa spara alla papperskvitton. I stället räcker det att spara en fotad kopia av kvittot som underlag för bokföringen. Det är en efterlängtad lagändring som kommer spara både tid och pengar. Men är det bara att kasta kvittot – eller är det något mer du behöver tänka på? Och om du vill digitalisera din verksamhet på riktigt – borde du inte ta ett steg till?
Bokföringslagen ändrades den 1 juli och nu är det tillåtet att överföra ett papperskvitto till digital form och kasta det ursprungliga papperskvittot direkt. Samma sak gäller en leverantörsfaktura som företaget fått i pappersform – när den har skannats in kan man kasta pappersfakturan. En förutsättning för att kunna kasta originalhandlingen är att all information överförs korrekt och utan förlust eller förändring.
I lagen har man ytterligare preciserat att uppgifter inte får försvinna i överföringen med hänsyn till ”tekniska metoder, organisatoriska åtgärder och övriga omständigheter”.
Vad menar då lagstiftaren med det?
Det är en fråga som Bokföringsnämnden har till uppgift att svara på. Denna statliga myndighet har bland annat till uppgift att förtydliga bokföringslagen. Reglerna om detta finns i Bokföringsnämndens vägledning om Bokföring. I början av sommaren presenterade Bokföringsnämnden förslag till vilka förutsättningar som ska vara uppfyllda för att ett företag ska kunna kasta den ursprungliga handlingen. Enligt tidsplanen ska reglerna beslutas i början av hösten – så kanske är beslutet fattat nu när du läser den här artikeln?
Enligt förslaget ansvarar företaget självt för att den tekniska lösningen och de organisatoriska åtgärderna fungerar så att inga uppgifter förändras eller försvinner under överföringen
Vidare skriver Bokföringsnämnden att det till exempel kan handla om kontrollfunktioner i programvaran och utrustningen. Viktigt med fungerande rutiner Företaget behöver också ha rutiner och kontrollfunktioner för att säkerställa att alla uppgifter finns med på ett kvitto som fotats eller en faktura som skannats.
Det är i företagets intresse att säkerställa att rutinerna fungerar vid överföringen. Om ett kvitto fotats slarvigt och inte alla uppgifter finns med, kan man förlora viktig information om vad som köpts in. Likaså om bara första sidan av fakturan skannas in, men inte baksidan med detaljerad information om inköpet. Bra rutiner är avgörande!
Det är viktigt att notera att vissa lagar, som tullagstiftningen eller regler i andra länder, fortfarande kan kräva att originalfakturor sparas. Företag som berörs av dessa krav behöver spara originalen även om inte bokföringslagen kräver det.
Det här är som sagt en efterlängtad lagändring – men är det ett tillräckligt steg om man vill digitalisera sin verksamhet? Naturligtvis inte – det här är bara en åtgärd som minskar den administrativa kostnaden men innebär inte en digitalisering på riktigt. För att verkligen dra nytta av digitaliseringens fördelar, bör företagare sikta på att använda digitala kvitton och riktiga e-fakturor som inte är PDF-filer utan kan integreras direkt i bokföringssystemen.
Oavsett hur långt du som företagare har kommit på din digitaliseringsresa så kan en Auktoriserad Redovisningskonsult eller Auktoriserad lönekonsult ge dig rätt stöd och råd på vägen. De kan sätta upp bra rutiner för överföringen från papper till digitalt och hjälpa dig att ta nästa steg på digitaliseringsresan.
The post Slopat krav på papperskvitto – tänk på detta och digitalisera din bokföring appeared first on Tidningen Konsulten.
Deklarationssäsongen är i full gång och bokslutet för dig som är enskild näringsidkare ska snart vara klart för att kunna ligga till grund för beskattningen. I den här artikeln lyfter vi några tips på hur du undviker fel i din deklaration. Avdrag för ränteutgifter En fysisk person får kontrolluppgifter på de ränteutgifter som har betalts under året. Kontrolluppgift …
Nu är det möjligt att se deklarationen för beskattningsåret 2024 digitalt. Får du pengar tillbaka eller måste du betala kvarskatt? Vad kan du göra för att inte få kvarskatt att betala 2026? Målet – ingen kvarskatt! Redan nu är det dags att se över hur inkomsterna för 2025 kommer att beskattas när vi lämnar in deklarationen i maj 2026. Syftet med att arbetsgivare …
När en av dina anställda har varit sjukskriven i 30 dagar – och sjukskrivningen förväntas pågå i minst 60 dagar – har du som arbetsgivare ett ansvar att vidta arbetsplatsinriktade rehabiliteringsåtgärder. Den medicinska rehabiliteringen ansvarar sjukvården för. Ditt ansvar som arbetsgivare Rehabiliteringsansvaret gäller oavsett om sjukdomen eller skadan har uppstått …
Den 2 maj ska deklarationen för dig som privatperson senast vara inne hos Skatteverket om du inte har fått anstånd att lämna den senare. Här kommer några bra tips på vägen. Nyheter i årets deklaration Förra året var första gången som plattformsföretag skulle lämna kontrolluppgifter i vissa fall vid uthyrning av fast egendom, försäljning av personliga tjänster, …
Den 11 mars antog EU formellt ViDA – ett omfattande reformpaket som ska digitalisera momshanteringen i Europa och som vi skrivit om tidigare. Nu börjar den svenska resan mot implementering, och det är hög tid för både företag och redovisningskonsulter att sätta sig in i vad som väntar. Fredrik Andersson Carlö, verksamhetsutvecklare på Skatteverket, ger sin bild av nuläget – och …
Ett unikt nordiskt samarbete håller på att förändra spelplanen för små och medelstora företag. Med målet att minska administration, automatisera affärsprocesser och möjliggöra gränsöverskridande handel, är programmet Nordic Smart Government & Business på väg att skapa ett digitalt ekosystem som sätter Norden i framkant. En av de som varit högst delaktig i programmet är …
EU-kommissionens nya förslag på hållbarhetsrapportering enligt CSRD innebär att 80 procent av företagen undantas. De storföretag som ska följa CSRD får inte föra över sina rapporteringskrav på mindre underleverantörer. – Förslaget kallas ambitionssänkning, verklighetsanpassning eller en smartare väg till målet beroende på vem som uttalar sig. Eftersom vi ser att företag …
Dags att fokusera på när aktiebolag ska lämna in inkomstdeklarationen och betala kvarskatt 2025. Inlämning av deklarationen För aktiebolag kan inlämningstidpunkten för inkomstdeklarationen vara lite mer komplicerad än för privatpersoner. Aktiebolag kan lämna in inkomstdeklarationen vid fyra tillfällen under året. Vilken tidpunkt som aktiebolaget ska lämna in sin …
Den 31 marsmarkerar semesterårsskiftet för många företag. Det innebär att du som arbetsgivare måste hantera både intjänade och sparade semesterdagar på rätt sätt. Här får du koll på vad som gäller och vilka åtgärder du behöver vidta innan deadline? Innan den 31 mars måste arbetsgivaren se till att de semesterdagar som inte går att spara tas ut i ledighet. Det är endast …
Trots utmanande tider visar en ny rapport från Företagarförbundet att 76 procent av Sveriges småföretagare har gått med vinst de senaste tre åren. Men många brottas fortfarande med att känna sig trygga i att verksamheten följer rådande lagar och regler – särskilt skatteregler som ofta upplevs som svåra att förstå. Undersökningen lyfter också fram redovisningskonsulternas …
Vi är anslutna till Srf konsulterna